О бизнес-процессах очень много статей написано, все описывают цели, алгоритмы процессного инжиниринга и реинжиниринга и т.д. Звучит профессионально и красиво, но очень далеко от тех задач, которые предприятию нужно решать каждый день, звучит не убедительно. Почему так🤔?
Почему миллион авторов рассказывают о процессном подходе как «популярной концепции в современном деловом мире, который используется для того, чтобы помочь компаниям создать более эффективные и продуктивные рабочие процессы, а также обеспечить достижение поставленных целей и задач» (красивая цитата, правда?), и это никак не стыкуется с реальностью предпринимателя?
На наш взгляд, причина состоит в том, что возле процессов слишком много теории и странно звучащих терминов, мало понимания практики, а потому слишком много неправильных проектов по разработке и внедрению процессов, оставшихся только на бумаге.
В качестве примера: спросили нашего заказчика, какой опыт есть уже во внедрении бизнес-процессов. В ответ нам показали табличку процесса с «входами» и «выходами», ответственными лицами, но не смогли ответить на вопрос, какое практическое значение эта работа имеет.
Чтобы наша статья имела шанс быть дочитанной, очень хотелось бы стереть весь накопленный негатив, «обнулить» читателей, чтобы иметь шанс начать все заново, с замечательного проекта по созданию управляемых процессов и управляемой Вашей компании в целом😀.
Поделимся практикой, кому «зайдут» наши подходы, будем рады отклику, комментариям, совместным проектам и продвижению. Итак:
- Очень часто в компании не оптимален набор процессов: есть лишние процессы, например, когда кладовщики ведут стеллажные карточки параллельно к внедренной системе WMS. Часто бывает и такое, что необходимые процессы отсутствуют. В нашем опыте часто «хромает» процесс планирования, компания не имеет прогноза, не управляет материальными потоками. Еще один частый недостающий процесс – это сопровождение клиентов, выполнили производственный заказ, отгрузили, а далее отношения с клиентом теряются. Задача проекта по уточнению бизнес-процессов – создать ПРАВИЛЬНЫЙ НАБОР процессов для компании для текущего периода времени. То есть те виды деятельности, которые будут обеспечивать ПРИБЫЛЬ компании. С определения набора процессов для управления начинается весь проект по разработке бизнес-процессов и системы управления в целом.
- Итак, процессы есть в каждой компании. Пример: компания пришла к нам с заданием «у нас никаких процессов нет», по факту, конечно же управление осуществляется. Рассмотрены чертежи на изделия, задания на производство на маленьких желтых листочках, рассмотрены взаимодействия между складом и производством при получении и выдаче металла и т.д. Руководитель компании был очень удивлен, что мы не раскритиковали выдачу производственных заданий на маленьких желтых листочках, не потребовали здесь формализации и подписания. По факту, чтобы что-то требовать, рекомендовать изменить, необходимо оценить, какой процесс сейчас. Он хороший или плохой? Для этой оценки нужны показатели, критерии оценки, индикаторы, какие-то эталоны.
- Оценка «хороший» или «плохой» в финальном варианте для процесса осуществляется в каждой компании по примерно единым показателям. Например, уход и техническое обслуживание оборудования осуществляются хорошо, когда оборудование не ломается в середине работы над производственным заказом. Подбор персонала, осуществляемый отделом кадром, организован хорошо, когда закрытие вакансий осуществляется вовремя, а принятые на работу новые сотрудники не увольняются сразу же после найма, не завершив даже испытательный срок. Измерять все осуществляемые виды деятельности (=бизнес-процессы) в компании возможно, но не реально, а самое главное НЕ НУЖНО.
- Нормированные значения показателей будут у компаний разные, например, текучесть 15% для водителей в транспортной компании – это отличный показатель, в свою очередь текучесть 15% для технологов, мастеров смен производственной компании уже плохой показатель.
Регламентирование процесса, оценка процесса на «хороший» и «плохой», а также анализ причин, почему получен тот или иной результат (то есть хороший результат – это не случайность), проведение результативных действий по исправлению ситуации – это и есть управление процессом.
По своей сути процессный подход предполагает рассмотрение всего рабочего процесса проекта или задачи от начала до конца. Это означает, что компании должны определить все этапы выполнения проекта или задачи, а затем разработать стратегии выполнения каждого этапа. Это может включать разработку протоколов для сбора данных, анализа результатов и принятия решений на основе этих результатов.
Это также включает в себя создание систем отслеживания прогресса выполнения процесса и точки контроля на этом пути. Процессный подход имеет много преимуществ для бизнеса. Детализация задачи компании – получение прибыли, на более мелкие подзадачи помогает руководителям оставаться организованными и сосредоточенными на целях своих процессов, а также обеспечивает оперативный мониторинг.
Данные мониторинга помогают выявить области, в которых есть возможности для улучшения, повышения эффективности бизнес-процесса (очень важно☝)или области, в которых могут потребоваться дополнительные ресурсы для успешного выполнения задач. Пример: Имея понимание о нормированной текучести персонала, можно сформировать плановые цифры по подбору персонала для компании в год, например, найм 10-ти или 200 новых сотрудников. От этой цифры будет сформирован штат сотрудников отдела кадров или план закупки услуг компании по подбору сотрудников на следующий период.
Мы надеемся, что у нас получилось раскрыть процессный подход более понятными словами и примерами. А если нам удалось воодушевить Вас заняться процессами и созданием управляемых условий для них, будем рады сотрудничеству! Запросите наше коммерческое предложение c примерами и результатами реализованных проектов по контактам: expert@orexpro.com.