Представьте, что вам нужно подписать важный договор от имени вашей компании. Или заверить копию документа, удостоверяющего личность сотрудника. А может, просто отправить официальное письмо партнеру. Казалось бы, достаточно поставить подпись и печать готова. Но стоп! Какую именно печать использовать в каждом конкретном случае? И нужно ли вообще ее применять? Ведь сейчас многие процессы переходят в цифровой формат без использования физических печатей.
Оказывается, несмотря на стремительную цифровизацию, традиционные печати и штампы не потеряли своей актуальности. Более того, от правильного выбора и использования зачастую зависит юридическая сила и законность подписываемых организацией документов.
Давайте разберемся, какие бывают печати и штампы, где их использовать и как правильно проставлять оттиски. Это поможет избежать распространенных ошибок при оформлении важных документов, а также оптимизировать документооборот вашей компании.
Нормативно-правовая база применения
Использование печатей и штампов юридическими лицами регулируется следующими нормативно-правовыми актами:
- гражданским кодексом РФ - определяет общие правила применения организациями;
- федеральным законом "Об акционерных обществах" - регулирует использование в АО;
- федеральным законом "Об обществах с ограниченной ответственностью" - для ООО;
- уставами и внутренними документами конкретных организаций - могут устанавливать дополнительные требования.
Организации вправе самостоятельно утверждать перечень используемых ими печатей и штампов, порядок применения, учета и хранения. Эти правила закрепляются во внутренних нормативных актах компании - приказах, положениях, регламентах и инструкциях.
Основные виды печатей и их назначение
В деятельности организаций применяются разные печати. Рассмотрим основные виды, которые можно на сайте https://pechatimsk.ru/srochno-za-chas по приятным ценам.
Основная печать - круглая, содержит полное наименование организации, ИНН, ОГРН и местонахождение. Применяется для заверения подлинности подписей на наиболее важных документах - договорах, соглашениях, актах, платежных поручениях. Как правило, хранится у руководителя организации.
Например, генеральный директор ООО "Ромашка" Иванов И.И. ставит подпись на договоре поставки с ООО "Ландыш". Подпись скрепляется оттиском основной круглой печати ООО "Ромашка". Это придает договору юридическую силу.
Дополнительные печати содержат другие отличительные реквизиты организации. Они используются для заверения определенных видов документов:
- финансовые документы - с расчетным счетом;
- кадровые документы - с наименованием отдела кадров;
- исходящая корреспонденция - с почтовым адресом;
- входящая корреспонденция - с номером телефона.
Также дополнительные печати применяют представительства, филиалы, подразделения организации.
Основные виды штампов и порядок их использования
Штампы также играют большую роль в работе с документами.
Угловой штамп содержит сжатые основные реквизиты организации - наименование, адрес, телефон. Проставляется на исходящей корреспонденции для идентификации автора документа.
Вспомогательные штампы используются для оптимизации внутреннего документооборота организации:
- регистрационный - присваивает входящим документам регистрационный номер;
- штамп контроля - отмечает постановку документа на контроль исполнения;
- штамп прохождения документа - фиксирует движение документа между подразделениями.
Такие штампы упрощают обработку, поиск и контроль документов в организации.
Порядок учета, изготовления, хранения и замены
Процесс учета, хранения и замены печатей и штампов должен быть четко регламентирован:
- Изготовление, учет, замену организует руководитель.
- Ведется журнал учета с образцами их оттисков.
- Сроки периодической плановой замены или внеплановой проверки устанавливаются внутренними документами.
- Основная печать хранится у руководителя. Дополнительные - в закрывающихся сейфах или ящиках письменных столов ответственных лиц.
Ответственность за сохранность
Использование печатей и штампов требует особого внимания к их защите от несанкционированного доступа и фальсификации. Поэтому организации должны четко определить ответственность за обеспечение сохранности.
Ключевыми моментами здесь являются:
- определение конкретного лица, ответственного за хранение и использование печати/штампа;
- проведение служебного расследования при утрате;
- изъятие испорченного оттиска из учета;
- обеспечение переделки печати/штампа при утрате исходного образца.
Установление персональной ответственности позволит минимизировать риски неправомерного использования печатей и штампов, а также оперативно реагировать в случае их утраты или порчи. Это важная составляющая обеспечения документооборота организации.
Правила проставления оттисков
При проставлении оттисков печатей и штампов следует придерживаться определенных правил:
- размещаются на свободном от текста месте;
- печать ставится так, чтобы захватывать часть собственноручной подписи;
- дата в оттиске печати не обязательна;
- оттиск штампа не должен попадать на текст документа, перекрывать или закрывать часть текста.
Таким образом, правильное использование печатей и штампов - обязательное условие эффективной работы и законности деятельности любой организации.