Офисная техника – важная часть современной рабочей среды. Компьютеры, принтеры, сканеры, МФУ обеспечивают эффективную работу любого офиса. При этом сами нуждаются в регулярном обслуживании, чтобы сохранять высокую производительность и не подводить сотрудников.
Как организовать обслуживание техники в офисе – расскажем в этом материале.
Зачем необходимо регулярное техническое обслуживание
Регулярность в вопросе ТО таит множество преимуществ:
- Безопасность данных. Регулярное обновление и проверка ПК устраняет проблему с вирусами и вредоносным программным обеспечением, следствием которых может быть не только потеря важной информации, но и ее кража.
- Увеличение срока службы. Контроль за офисным оборудованием выявляет проблемы до того, как они перерастут в неисправности. В результате проводят мелкий ремонт и сохраняют работоспособность устройств на длительное время.
- Экономия денег на ремонтных работах. Устранить мелкие неисправности дешевле, чем провести серьезный ремонт с заменой деталей и целых узлов.
- Бесперебойная работа офиса. При проведении обслуживания в плановом порядке учитывают загруженность офиса. Это дает возможность не мешать сотрудникам решать рабочие задачи.
Что включает ТО офисной техники и кто его осуществляет
Работа по обеспечению работоспособности офисного оборудования ложится на плечи специального сотрудника или подразделения компании или отдается на аутсорс. К последнему прибегают небольшие организации, которые не могут держать в штате отдельного специалиста.
Работа с офисным оборудованием включает:
- осмотр, очистку от пыли и грязи (регулярно);
- проверку расходных материалов (каждую неделю);
- сканирование ПК на наличие вирусов и вредоносных программ (каждую неделю);
- очистка вентиляторов, фильтров (каждый месяц);
- обновление прошивок (каждый квартал);
- тестирование производительности, диагностика работоспособности (раз в 3-4 месяца);
- замена изношенных деталей (раз в год в зависимости от загруженности устройства).
Как упростить обслуживание техники
Некоторые задачи по работе с офисным оборудованием можно оптимизировать. Например, регулярные проверки ПО настроить по расписанию. Это экономит время обслуживающей компании, сотрудников офиса, а значит экономит деньги на поддержание работоспособного состояния.
Другой важный момент – это приобретение расходных материалов для печатающих устройств. Картриджи, чернила, бумага в больших компаниях расходуются очень быстро, а их приобретение и доставка требуют серьезных финансов. Обращайтесь к проверенным компаниям, сервис «доставка» у которых наиболее удобный. Закажите необходимые расходники и получите их курьером через 1-2 дня, сэкономив время работников офиса.